Автоматизація документообігу є однією з першочергових задач сучасних компаній та підприємств. Особливо це впровадження актуальне для великих підприємств, де документообіг досить масштабний. КП ВМР «Вінницяміськтеплоенерго» вже понад два місяці веде документообіг в автоматизованій системі «АСКОД». Зокрема вона дозволяє швидше реагувати на листи споживачів.

Як повідомляють у пресслужбі підприємства, для того, щоб досконало ознайомитися з тонкощами роботи в системі електронного діловодства, на підприємстві деякий час був впроваджений пілотажний режим.

«Наразі працівники КП ВМР «Вінницяміськтеплоенерго» - це досвідчені користувачі даної програми і працюють з документами лише автоматизовано. Адже електронний документообіг – це оперативна обробка документації і інформації, миттєва взаємодія між структурними підрозділами та, насамперед, це конструктивне листування зі споживачами», - вказують на підприємстві.

Для довідки: система електронного діловодства «АСКОД» (далі СЕД «АСКОД») - автоматизована система організації діловодства, призначена для створення, обробки, відправлення, передачі, отримання, зберігання, використання та знищення електронних документів. Тобто опрацювання всіх документів: вхідної, вихідної кореспонденції та внутрішньо-розпорядчих документів зведено до єдиної системи.

Зауважимо, що відповідно до Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», обов'язковим атрибутом електронного документа є електронний підпис, який використовується для розпізнання «власника» електронного документа іншими користувачами електронного документообігу. Накладення електронного підпису надає будь-якому електронному документу статус оригіналу та наділяє його повною юридичною силою.

Для «Вінницяміськтеплоенерго» використовування автоматизованої системи електронного документообігу «АСКОД» - це, безумовно, зручно, адже підприємство отримало швидкий доступ до документів, управління рухом документів, безпеку і збереження документів - шифрування даних дозволяє запобігти спробам несанкціонованого використання інформації, а також можливість працювати всім підрозділам підприємства в єдиному інформаційному просторі.,

Також одна з важливих переваг використання СЕД «АСКОД» - це оперативне листування зі споживачами.

«Звернення, які надходять на нашу офіційну пошту [email protected] , завдяки можливостям СЕД «АСКОД» швидко опрацьовуються, миттєво потрапляючи до виконавця у найкоротший термін. Тобто споживачам не доведеться довго очікувати на відповідь.

У сформованих відповідях, які отримують споживачі на власні електронні скриньки, автоматично в низу документа зазначається:

- електронний підпис (у формі QR кода) відповідальної особи,

- дані, хто підготував документ,

- реєстраційний номер звернення та реєстраційний номер відповіді,

- дата та час, коли відповідь була взята на облік.

Тож, якщо у найкоротший термін необхідно отримати розгорнути та ретельно опрацьовану офіційну відповідь, наразі це можна зробити онлайн, надіславши звернення на офіційну електронну пошту КП ВМР «Вінницяміськтеплоенерго» [email protected]», - зазначають у пресслужбі.

На підприємстві зауважують, що використання автоматизованого електронного документообігу споживачам надасть можливість раціонально використовувати власний час та під час пандемії, для запобігання розповсюдження Covid-19, менше знаходитись в громадських місцях.

«Підводячи підсумок вищезазначеного, можна стверджувати, що електронний документообіг є більш оптимальним з точки зору витрат часу, а також це - удосконалена процедура підготовки, подачі / доставки, обліку, зберігання документів та дотримання всіх вимог конфіденційності», - переконують у КП.